כלים בניהול זמן

מה זה בעצם ניהול זמן?

היכולת להשיג בזמן נתון יעדים ומטרות בצורה מאוזנת ואפקטיבית עם מינימום STRESS.

גנבי הזמן

חיצוניים: הפרעות, המתנה לתשובות, בעיות בתקשורת, ציוד לקוי, שינויים בלוחות זמנים, דרישות לא סבירות.

פנימיים: חוסר ארגון וקדימויות, חוסר הקשבה ומיקוד, חוסר יכולת להחליט, עייפות, חוסר משמעת,

פעילויות שאינן קשורות.

למעשה גנבי הזמן החיצוניים הם אנשים או גורמים שרגילים להפתיע אותי.

גנבי הזמן הפנימיים הם ההרגלים שלי שמקשים עלי לעבוד בצורה אפקטיבית.

מלכודת פעילות: אנחנו שוקעים כל כך בפעילות/שגרה עד שאיננו רואים את המטרה. בקביעת קדימויות לפעילות היומית, ההחלטות אינן נעשות במודע, ואינן משקפות את היעדים שהוצבו.

להלן רשימה של הדברים השכיחים ביותר ששולטים בצורה בה אנחנו מחלקים את זמננו:

1) אנחנו עושים את הדברים שאנו אוהבים לעשות לפני הדברים שאנחנו לא אוהבים לעשות.

2) אנחנו עושים את הדברים שאנחנו מכירים מהר יותר מאשר דברים שאנחנו לא מכירים.

3) אנחנו עושים את הדברים הקלים לפני הקשים.

4) אנחנו עושים את הדברים שהמשאבים עבורם זמינים.

5) אנחנו עושים דברים שתוכננו לפני דברים שלא תוכננו.

6) אנחנו מגיבים לדרישות של אחרים לפני שאנחנו מגיבים לדרישות של עצמנו.

7) אנחנו עושים דברים דחופים לפני החשובים.

8) אנחנו עושים ראשית את הדברים שמעניינים לפני אלו שלא מעניינים.

9) אנחנו מחכים עד לרגע האחרון לפני שאנחנו מתחילים לעשות משהו באמת.

10) אנחנו מתמודדים עם משימות קטנות לפני משימות גדולות.

11) אנחנו עובדים על דברים לפי סדר הגעתם.

12) אנחנו עובדים על פי עיקרון הגלגל החורק (אותו אנחנו משמנים ראשון).

גורמים שמבזבזים לנו את הזמן וכיצד ניתן לצמצם אותם.

1) מבקרים (לעיתים בלתי צפויים): א. פגישה במשרדם. ב. דלת סגורה ג. קביעת גבולות זמן לשיחה. ד. ריכוז בעיות בכתב לפגישה (רצוי לפני הפגישה) והצעת פתרונות אפשריים. ה. בדיקת החשיבות בסדר הקדימויות שלך. ו. שיחה עניינית, עובדתית. ז. בדחייה – הסבר ונמק מדוע, אל תרגיש אשם.

2) טלפונים: א. קביעת שיחות טלפון במקבצים. ב. קצר בשיחת נימוסין. ג. שליטה בסיום השיחה.

3) ניירת ומיילים: א. נגיעה בנייר רק פעם אחת. ב. זורקים או מגיבים לכתוב או מתייקים לעיון בזמן אחר.

4) ישיבות: הכנה מראש: מקום, משתתפים, זמן התחלה וסיום, נושאים, מטרות ויעדים, דרישות להכנה, סדר יום, סדר דוברים וזמן, רישום וסיכום.

5) תקשורת בלתי יעילה: א. שאף להבין לפני שתרצה להיות מובן. ב. מסרים פשוטים וברורים, במסר חיוני הקדש זמן להסברים. ג. הבטח שהינך מובן, העבר את המסר גם בכתב.

6) נטייה לדחות דברים: דחייה מונעת הצלחה! הצלחה – עשיית הדברים החשובים באמת. אנחנו דוחים את הדברים הלא חשובים ולא נמנעים מהדברים הלא חשובים שנדחפים. הנטייה לדחות היא מסר תת מודע שהקדימויות שלך אינן ממוקדות כאשר אתה דוחה – הודה בכך, אל תכחיש או תצדיק את הדחייה.

משימות בלתי נעימות: חשוב איזה נזק יגרם מהדחייה ועל המחיר אותו תצטרך לשלם בעתיד. נתח למה המשימה לא נעימה לך- התמודד באופן ישיר עם המסקנות. היפטר מהן מהר ככל האפשר, כוון אותן לתחילת היום. התחייב למועד אחרון, תן לאחרים לדעת על כך. הבטח לעצמך פרס על השלמת המשימה. העבר את המשימה למישהו אחר.

משימות קשות: התמקד בתוצאות הרצויות בסוף ונתח לאחור את אופן ביצוען. פרק את המשימה לשורה של עבודות קטנות. אל תחכה להשראה – החל לפעול מייד גם כשאין לך ראיון ברור למשימה, ההשראה תבוא בהמשך. "אין לי חשק כרגע" – מצא דבר כלשהו במשימה אותו יהיה לך חשק לעשות גם באם הוא פעוט ולא כל כך חשוב. חוסר ידע – נסה להשלים מידע באמצעות חברים לעבודה, אנשים אחרים, ספרים, הרצאות. אי יכולת להחליט: החלט כאשר תעריך שמידע נוסף יתרום מעט מאוד לאיכות ההחלטה שלך. שאיפה לשלמות פוגמת בתוצאות מהירות ומפחיתה באפקטיביות. עבוד לפי עיקרון הפרטו: תפישת המעט חשוב לעומת הרוב המשני. התגבר על חששות ופחדים – אל תחשוש מכישלון, ראה בכך דמי לימוד ותיקון לעתיד. סגל ראיה פרואקטיבית לחיים.

1) האצלת סמכויות לקויה: א. הבהר את יעדי המשימה. ב. הגדר אחריות וסמכות ג. צור אווירה חיובית וממריצה. קבע קריטריונים ברורים לביצוע – אל תחתור לשלמות. ספק הכשרה ותמיכה נדרשת קבע אמצעי בקרה יעילים.

2) שולחן בלתי מסודר א. בחר שולחן מתאים מבחינת גודל, מיקום, מגירות וכו' ב. פנה מולך משטח ריק לעבודה, הצב מולך רק את הפרויקט עליו אתה עובד. ג. תיוק – בחר בשיטת תיוק יעילה ד. זרוק את כל מה שלא נחוץ (שאל את עצמך מתי השתמשת בהם בפעם האחרונה).

כלים לניהול זמן

תכנון שנתי – הגדרת יעדים ודרכי פעולה.

תכנון חודשי – שיבוץ היעדים בחודש.

תכנון יומי –ניהול משימות ברמה היומית.

מטריצת ניהול זמן - מיפוי משימות.

שינוי הרגלים

חייב להיות מתוכנן ומתוך החלטה נחושה וכושר התמדה עד שיהפוך להיות אזור הנוחות החדש שלך. זכור – שינוי התנהגות בא לפני שינוי הגישה!

"משמעת עצמית " – היא ההבדל בין לדעת מה צריך לעשות לבין העשייה. בעזרת משמעת עצמית תוכלו להשיג יעדים. מפתח זה נמצא רק בתוכנו ואנחנו היחידים היכולים למצוא אותו ולשחרר את הפוטנציאל החבוי בנו.

מילים כמו: כמעט, בערך, תכנון, תקווה, שאיפה, רצון, כמיהה. יכולים בעזרת משמעת עצמית להפוך ל: פעל, להגיע, הצלחה, הישג, ניצחון!

מה הרווח שלנו?

ברגע שיש תכנון פתאום מספיקים לעשות יותר דברים – סיפוק!

לומדים להגיד לא על דברים שבאים על חשבוני.

משאב יקר ויש להתייחס אליו בהתאם

מתכלה – כל דקה חשובה ועוברת מהר יש לנהל אותו כמו שמתנהלים תקציב

חוסר התנהלות נכונה מביא אותי למצב שבו הדברים מנהלים אותי ולא אני אותם